SOP-JSA

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Dalam merancang suatu Standard Operating Procedure (SOP), diperlukan suatu pemahaman tentang defenisi dari SOP tersebut, fungsi dan tujuan SOP, Manfaat SOP, maupun bentuk dan cara pembuatan SOP. Berikut penjelasan dari hall-hal yang di sebut di atas :

Defenisi Standard Operating Procedure

1.Ada banyak defenisi tentang Standard Operating Procedure (SOP) adalah suatu panduan yang menjelaskan secara terperinci bagaimana suatu proses harus dilaksanakan.

2. Standard Operating Procedure (SOP) adalah serangkaian instruksi yang mengambarkan pendokumentasian dari kegiatan yang dilakukan secara berulang pada sebuah organisasi.

3. Standard Operating Procedure (SOP) adalah sebuah panduan yang dikemukakan secara jelas tentang apa yang diharapkan dan diisyaratkan dari semua karyawan dalam menjalankan kegiatan sehari-hari.

4. Standard Operating Procedure (SOP) adalah serangkaian instruksi yang digunakan untuk memecahkan suatu masalah.

Fungsi Dan Tujuan Standard Operating Procedure

Fungsi Dan Tujuan Standard Operating Procedure (SOP) adalah untuk mendefenisikan semua konsep dan teknik yang penting serta persyaratan dibutuhkan, yang ada dalam setiap kegiatan yang dituangkan ke dalam suatu bentuk yang langsung dapat digunakan oleh karyawan dalam pelaksanaan kegiatan sehari-hari.

SOP yang dibuat harus menyertakan langkah kegiatan yang harus dijalankan oleh semua karyawan dengan cara yang sama. Oleh sebab itu, SOP dibuat dengan tujuan memberikan kemudahan dan menyamakan presepsi semua orang yang berkepentingan sehingga dapat lebih dipahami dan dimengerti.

Manfaat Standard Operating Procedure

Standard Operating Procedure (SOP) dibuat dengan maksud dan tujun tertentu, sehingga memberikan manfaat bagi pihak yang bersangkutan.

Berikut beberapa manfaat dari SOP : 

• Menjelaskan secara detail semua kegiatan dari proses yang dijalankan. 
• Standarisasi semua aktifitas yang dilakukan pihak yang bersangkutan. 
• Membantu untuk menyederhanakan semua syarat yang diperlukan dalam proses pengambilan keputusan. 
• Dapat mengurangi waktu pelatihan karena kerangka kerja sudah distandarkan. 
• Membantu menganalisa proses yang berlangsung dan memberikan feedback bagi pengembangan SOP. 
• Dapat meningkatkan konsistensi pekerjaan karena sudah ada arah yang jelas. 
• Dapat meningkatkan komunikasi antar pihak-pihak yang terkait, terutama pekerja dengan pihak manajemen. 

Bentuk Dan Cara Pembuatan Standard Operating Procedure

Bentuk Standard Operating Procedure

Tujuan utama dari pembuatan Standard Operating Procedure (SOP) adalah memberikan kemudahan bagi para orang yang berkepentingan dalam membacanya, sehingga orang tersebut dapat mengerti dan dapat menjalankan prosedurnya dengan benar. Oleh sebab itu diperlukan suatu pertimbangan untuk dapat menentukan bentuk SOP yang digunakan, yaitu jumlah keputusan yang akan diambil dan jumlah langkah yang akan dilakukan dalam suatu proses.

Berikut macam-macam bentuk SOP yang dapat dipilih untuk digunakan :

1. Simple Steps

Bentuk SOP ini dipakai untuk prosedur rutin yang singkat dan tidak terlalu membutuhkan banyak keputusan.

2. Hierarchical Steps

Bentuk ini dipakai untuk prosedur yang cukup panjang (lebih dari 10 langkah) tetapi tidak memerlukan banyak keputusan.Bentuk ini memudahkan orang yang sudah berpengalaman karena bagian dari masing-masing langkah dijelaskan secara terperinci. Sedangkan untuk orang baru, dapat memudahkan untuk mempelajari prosedur tersebut.

3. Graphic Procedures

Bentuk ini dipakai untuk prosedur yang cukup panjang (lebih dari 10 langkah) tetapi ini tidak memerlukan banyak keputusan, sama seperti Hierarchical Steps.

Grafik dapat membantu menyederhanakan suatu proses dari bentuk yang panjang menjadi bentuk yang singkat. Gambar ataupun diagram juga dapat digunakan untuk mengilustrasikan apa yang menjadi tujuan dari suatu prosedur.

4. Flowchart

Flowchart merupakan grafik sederhana yang menjelaskan langkah-langkah prosedur dalam pembuatan suatu keputusan. Bentuk flowchart digunakan untuk prosedur yang memiliki banyak keputusan. Dalam pembuatan SOP bentuk flowchart ini diperlukan simbol-simbol yang dapat membantu menjelaskan setiap langkah. Berikut simbol-simbol yang di gunakan.

Gambar :  Simbol-simbol Flowchart

Berikut uraian bentuk dan kriteria SOP :

Tabel : Bentuk dan kriteria SOP

Banyak Keputusan ?	Lebih dari 10 langkah	Bentuk SOP
Tidak	Tidak	Simple Steps
Tidak	Ya	Hierarchical atau Graphic
Ya	Tidak	Flowchart
Ya	Ya	Flowchart

Selain bentuk SOP, ada hal-hal yang juga penting untuk disertakan dalam pembuatannya, yaitu judul harus jelas dan dapat menggambarkan apa yang menjadi tujuan dari prosedur tersebut, nama orang atau unit yang bertanggung jawab terhadap prosedur tersebut, tanggal berlakunya prosedur ataupun hasil revisinya.

Penulisan Standard Operating Procedure

Standard Operating Procedure (SOP) dapat dikaitkan baik jika semua yang tertulis didalamnya dapat dibaca dan dimengerti oleh setiap orang yang menggunakannya. Oleh sebab itu diperlukan suatu cara yang benar dalam pembuatan Standard Operating Procedure. Berikut cara efektif dalam membuat Standard Operation Procedure :

Menuliskan setiap tahapan proses pada suatu prosedur dalam kalimat yang pendek. Kalimat yang panjang lebih susah dimengerti.

• Menuliskan setiap tahapan proses pada suatu prosedur dalam bentuk kalimat perintah. Kalimat perintah menunjukan langsung apa yang harus dilakukan.
• Mengkomunikasikan dengan jelas setiap kata yang digunakan pada suatu prosedur.
• Menggunakan istilah-istilah atau singkatan yang memang sudah umum digunakan dalam kegiatan sehari-hari.
• Pembuatan Standard Operating Procedure harus dengan format yang konsisten, sehingga pihak yang menggunakan menjadi terbiasa dan mudah.

Memahami Standard Operating Procedure yang dimaksud. Berikut susunan isi Standard Operating Procedure :

1. Lembar Data Dokumen (Document Data Sheet).

Berisi tentang semua informasi yang mewakili dokumen itu sendiri, antara lain nama dokumen, siapa yang membuat, kapan dokumen disetujui, siapa yang menyetujui, ringkasan dar isi dokumen, dll.

2. Tujuan dan Ruang Lingkup.

Berisi tentang penjelasan tujuan dibuatnya prosedur dan alasan mengapa prosedur tersebut dibutuhkan serta penjelasan batasan-batasan dan area pembahasan prosedur yang dibuat.

3. Prosedur

Prosedur merupakan bagian utama dari dokumen. Prosedur yang dibuat merupakan gambaran dari suatu proses yang menjelaskan dalam detail setiap urutan prosesnya. Form yang digunakan pada suatu proses juga dijelaskan.

4. Tugas dan Tanggung Jawab

Berisi tentang tugas dan tanggung jawab masing-masing pihak yang terkait dalam suatu proses.

Pelaksanaan Standard Operating Procedure

Ada tujuh tahapan atau langkah yang dapat digunakan untuk membuat suatu prosedur yang baik dan memaksimalkan semua potensi yang ada, antara lain sebagai berikut :

1. Menentukan tujuan yang ingin dicapai.

Langkah awal yang harus dilakukan adalah menentukan tujuan yang ingin dicapai. Suatu prosedur akan berjalan dengan baik apabila dirancang dengan tujuan yang spesifik yang ingin dicapai. Selanjutnya menentukan tujuan akhir oleh perusahaan melalui manajemen yang baik dengan SOP yang sudah dibuat.

2. Membuat rancangan awal

Setelah tujuan selesai dibuat, langkah selanjutnya adalah menentukan bentuk SOP yang akan digunakan. Jika bentuk awalnya adalah flowchart, langkah awalnya adalah menentukan point utama yang menjadi pokok permasalahan. Selanjutnya, menentukan keputusan tentang apa yang dibutuhkan oleh pekerja untuk dilakukan dan tindakan penanganannya.

Dalam membuat rancangan awal disarankan tidak membuat secara detail, sampai didapatkan prosedur yang benar-benar sesuai dengan kenyataan.

3. Melakukan evaluasi internal

Setelah prosedur selesai dibuat, lakukan evaluasi dengan cara menyerahkan prosedur kepada orang-orang yang bersangkutan. Dengan menyerahkan tersebut diharapkan dapat menerima saran-saran perbaikan sehingga dapat dilakukan perbaikan supaya menjadi dipahami dan lebih akurat.

4. Melakukan evaluasi eksternal

Hal yang paling penting dalam melakukan evaluasi eksternal adalah keberadaan tim penasehat yang berasal dari perusahaan. Tim penasehat tersebut akan menilai dan mengevaluasi secara murni berdasarkan ilmu yang dimiliki dan hasil perbandingan dengan perusahaan lain yang sejenis.

5. Melakukan uji coba

Satu-satunya cara untuk mengetahui prosedur yang dibuat sudah efektif yaitu dengan mencoba menjalankan langsung prosedur tersebut. Setelah dijalankan langsung, maka akan diketahui apakah ada langkah-langkah pada prosedur yang tidak benar dan tidak sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai.

6. Menempatkan Prosedur pada unit terkait

Setelah dilakukan uji coba, SOP diletakan pada bagian atau unit yang terkait. Peletakan SOP sebaiknya pada tempat yang memungkinkan setiap orang yang berkepentingan dapat melihat dengan mudah. Jika memungkinkan, prosedur dicetak dalam ukuran yang besar sehingga para operator dapat dengan mudah melihat dan membacanya.

7. Menjalankan Prosedur yang sudah dibuat

Langkah terakhir yang harus dilakukan dalam pembuatan SOP adalah menjalankan prosedur yang sudah dibuat sesuai dengan rancangan yang sudah dibuat. Pastikan semua pihak bersangkutan mengerti mengapa pelaksanaan SOP harus benar-benar dijalankan.

Konsep Work Instruction (WI)

Work Instruction (WI) menyediakan seluruh yang dibutuhkan secara detail untuk melakukan pekerjaan yang spesifik dengan benar dan sesuai standar yang baku. Work Instruction (WI) menunjukan bagaimana organisasi menghasilkan suatu produk atau menyediakan pelayanan dan system control untuk meningkatkan system kualitas dari produk tersebut agar sesuai dengan standar. 

Work Instruction (WI) merupakan bagian dari Standard Operating Procedure (SOP). Pembuatan Work Instruction (WI)harus jelas, akurat, dan selalu didokumentasikan serta tidak boleh mengandung penjelasan yang meragukan. WI harus menggambarkan kenapa WI tersebut dibuat, kapan harus selesai, apa yang harus dikerjakan, perlengkapan apa saja yang akan dipakai, dan kriteria apa saja yang harus dipenuhi. Penyusunan WI membuat berbagai komponen didalamnya, yaitu sebagai berikut :

1. Lembar Data Dokumen (Document Data Sheet).

Berisi tentang semua informasi yang mewakili dokumen itu sendiri, antara lain nama dokumen, siapa yang membuat, kapan dokumen disetujui, siapa yang menyetujui, ringkasan dari isi dokumen, dll.

2. Tujuan dan Ruang Lingkup.

Berisi tentang penjelasan tujuan dibuatnya dokumen dan alas an mengapa dokumen tersebut dibutuhkan serta penjelasan batasan-batasan dan area pembahasan prosedur yang dibuat.

3. Peosedur

Prosedur merupakan bagian utama dari dokumen. Prosedur yang dibuat merupakan gambaran dari suatu proses yang menjelaskan dengan detail setiap urutan prosesnya. Form yang digunakan pada suatu proses juga dijelaskan.

JOB SAFETY ANALYSIS

Salah satu cara untuk mencegah kecelakaan di tempat kerja adalah dengan menetapkan dan menyusun prosedur pekerjaan dan melatih semua pekerja untuk menerapkan metode kerja yang efisien dan aman. Menyusun prosedur kerja yang benar merupakan salah satu keuntungan dari menerapkan Job Safety Analysis (JSA) – yang meliputi mempelajari dan membuat laporan setiap langkah pekerjaan, identifikasi bahaya pekerjaan yang sudah ada atau potensi (baik kesehatan maupun keselamatan), dan menentukan jalan terbaik untuk mengurangi dan mengeliminasi bahaya ini.

JSA digunakan untuk meninjau metode kerja dan menemukan bahaya yang : 

• Mungkin diabaikan dalam layout pabrik atau bangunan dan dalam desain permesinan, peralatan, perkakas, stasiun kerja dan proses. 
• Memberikan perubahan dalam prosedur kerja atau personel. 
• Mungkin dikembangkan setelah produksi dimulai. 

Pengertian Job Safety Analysis 

JSA merupakan identifikasi sistematik dari bahaya potensial di tempat kerja yang dapat diidentifikasi, dianalisa dan direkam. Hal-hal yang dilakukan dalam penerapan JSA : 

• Identifikasi bahaya yang berhubungan dengan setiap langkah dari pekerjaan yang berpotensi untuk menyebabkan bahaya serius. 
• Menentukan bagaimana untuk mengontrol bahaya. 
• Membuat perkakas tertulis yang dapat digunakan untuk melatih staf lainnya. 
• Bertemu dengan pelatih OSHA untuk mengembangkan prosedur dan aturan kerja yang spesifik untuk setiap pekerjaan. 

Keuntungan dari melaksanakan JSA adalah : 

• Memberikan pelatihan individu dalam hal keselamatan dan prosedur kerja efisien. 
• Membuat kontak keselamatan pekerja. 
• Mempersiapkan observasi keselamatan yang terencana. 
• Mempercayakan pekerjaan ke pekerja baru. 
• Memberikan instruksi pre-job untuk pekerjaan luar biasa. 
• Meninjau prosedur kerja setelah kecelakaan terjadi. 
• Mempelajari pekerjaan untuk peningkatan yang memungkinkan dalam metode kerja. 
• Mengidentifikasi usaha perlindungan yang dibutuhkan di tempat kerja. 
• Supervisor dapat belajar mengenai pekerjaan yang mereka pimpin. 
• Partisipasi pekerja dalam hal keselamatan di tempat kerja. 
• Mengurangi absent. 
• Biaya kompensasi pekerja menjadi lebih rendah. 
• Meningkatkan produktivitas. 
• Adanya sikap positif terhadap keselamatan. 

Mengembangkan Sebuah JSA

a. Memilih Pekerjaan

Pekerjaan dengan sejarah kecelakaan yang buruk mempunyai prioritas dan harus dianalisa terlebih dulu. Dalam memilih pekerjaan yang akan dianalisa, supervisor sebuah departemen harus memenuhi faktor berikut ini :

• frekuensi kecelakaan. 
• Sebuah pekerjaan yang sering kali terulang kecelakaan merupakan prioritas utama dalam JSA. 
• Tingkat cedera yang menyebabkan cacat. 
• Setiap pekerjaan yang menyebabkan cacat harus dimasukan ke dalam JSA. 
• kekerasan potensi 
• Beberapa pekerjaan mungkin tidak mempunyai sejarah kecelakaan namun mungkin berpotensi untuk menimbulkan bahaya. 
• Pekerjaan baru 
• JSA untuk setiap pekerjaan baru harus dibuat sebisa mungkin. Analisa tidak boleh ditunda hingga kecelakaan atau hamper terjadi kecelakaan. 
• mendekati bahaya 
• Pekerjaan yang sering hampir terjadi bahaya harus menjadi prioritas JSA.

b. Membagi Pekerjaan

Untuk membagi pekerjaan, pilihlah pekerja yang benar untuk melakukan observasi. Pilihlah pekerja yang berpengalaman, mampu dan kooperatif sehingga mampu berbagi ide. Jelaskan tujuan dan keuntungan dari JSA kepada pekerja.

Observasi performa pekerja terhadap pekerjaan dan tulis langkah dasar JSA. Rekaman video pekerjaan dapat digunakan untuk peninjauan di masa mendatang. Pertanyakan langkah awal pekerjaan dilanjutkan langkah selanjutnya dan seterusnya.

c. Identifikasi Bahaya dan Potensi Kecelakaan Kerja

Tahap berikutnya untuk mengembangkan JSA adalah identifikasi semua bahaya termasuk dalam setiap langkah. Identifikasi semua bahaya baik yang diproduksi oleh lingkungan dan yang berhubungan dngan prosedur kerja.

Tanyakan pada diri masing-masing pertanyaan berikut untuk setiap tahap: 

• Adakah bahaya mogok, akan mogok atau kontak yang berbahaya dengan objek pekerjaan? 
• Dapatkah pekerja memegang objek dengan aman? 
• Dapatkah gerakan mendorong, menarik, mengangkat, menekuk atau memutar yang dilakukan menyebabkan ketegangan? 
• Adakah potensi tergelincir atau tersandung? 
• Adakah bahaya jatuh ketika pekerja berada di tempat tinggi? 
• Dapatkah pekerja mencegah bahaya saat kontak dengan sumber listrik dan kontak putus? 
• Apakah lingkungan berbahaya bagi keselamatan dan kesehatan? Adakah konsentrasi gas beracun, asap, kabut, uap, debu, panas atau radiasi? 
• Adakah bahaya ledakan? 

d. Mengembangkan Solusi

Langkah terakhir dalam JSA adalah mengembangkan prosedur kerja yang aman untuk mencegah kejadian atau potensi kecelakaan. Beberapa solusi yang mungkin dapat diterapkan: 

• Menemukan cara baru untuk suatu pekerjaan 
• Mengubah kondisi fisik yang menimbulkan bahaya. 
• Mengubah prosedur kerja, 
• Mengurangi frekuensi pekerjaan. 

Poin utama dari job safety analysis adalah : mencegah kecelakaan dengan antisipasi dan eliminasi serta mengontrol bahaya yang ada.